Menjadi Seorang Sekretaris Profesional

Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal.
Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.Sedangkan tempat kerja sekretaris disebut sekretariat.
Sekretaris dibedakan menjadi 2 macam, yaitu
1. Sekretaris Pribadi(SEKPRI)
yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur.Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Menteri.
2. Sekretaris Eksekutif/Sekretaris Umum
yaitu sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh : Sekretaris Wilayah, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jendral. Seorang sekretaris harus dapat mengerjakan    tugas-tugas kantor,misalnya,surat menyurat, menelpon, mengetik,mengoperasikan computer,kearsipan,korespondensi,dsg.
Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:
1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima tamu,tata kearsipan dan korespondensi.
2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.
3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.
Tugas untuk kerjasama
A.Kerjasama dengan dunia luar.
sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi,antara lain:
1.Dictation.Disini sekretaris dituntuk untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte
meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
2.Kalender Atasan.Sekretaris harus bmampu menyusun jadwal kerja atasan,agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamanaperlu.
3.Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan.Sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang bsrhubungan dengan perjalanan
dinas pimpinan.
4.Penampilan Kantor. Sekretaris harus mampu untuk mengatur tataruang kantor seorang pimpinan,dengan baik agar tercipta kesan rapi,indah,efisien.sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjng
berkesan.Karena mi merupakan gambaran perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
5.Menjaga Pintu.Sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan,siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan,ditolak,dan disuruh menunggu.Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
6.Pekerjaan Rutin.Pekerjaan yang biasa dikerjakan sekretarismeliputi perencanaan,penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik.Agar efisiensi dan efektifitas tetap terjaga,sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan.
7.Laporan.dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi.
8.Rapat.
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat,mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat,mempersiapkan agenda dan laporan..dan mempersiapkan pimpinannya untuk
memimpin atau menghadiri suatu rapat,sampai mencatat hasil rapat.
9.Pengarsipan.Yaitu
penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar,memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain,dapat berbentuk salinan/asli.Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.

Story of the King and the Tree Seedlings

Kisah Sang Raja dan Bibit Pohon

Apa yang kau tanam, itulah yang kau tuai. Bibit yang kau tanam, tak selalu tumbuh menjadi pohon rindang dengan buah ranum yang lebat.

Jaman dahulu kala, di China kuno hiduplah seorang raja bijaksana. Rakyatnya hidup makmur dan damai, tak pernah ada kekurangan dan kelaparan di negri tersebut. Pada suatu hari, sang raja merasa lelah dan sudah tua, sudah saatnya ia mencari pengganti dirinya. Namun sayang sekali, ia tak memiliki seorang anak. Maka ia mengutus punggawa kerajaan untuk mengumpulkan 5 pemuda cerdas di negrinya.

Setibanya di dalam kerajaan, kelima pemuda tersebut ternganga melihat indahnya istana raja. Mereka memberi hormat dan menunggu titah sang raja. "Wahai pemuda-pemuda tampan, cerdas dan bijaksana, hari ini aku akan memilih salah satu di antara kalian menjadi penggantiku," titah sang raja. Semua pemuda terdiam dan terkejut, mereka tak menyangka bahwa raja akan memberikan tahtanya pada mereka, namun siapa gerangan yang akan ditunjuk menjadi pengganti raja? "Untuk menjadi penggantiku, kalian harus mengikuti satu ujian yang akan kuberikan," sambung sang raja.

Sang raja kemudian mengambil 5 buah kantong, yang masing-masing kantong terdapat sebuah biji bibit pohon. "Tanam, rawat dan siramlah bibit ini dengan segenap hati kalian. Kembalilah kepadaku setelah satu tahun dari sekarang, kita lihat bagaimana hasil tanaman yang kalian rawat. Dari hasil tanaman tersebut aku akan memilih salah satu dari kalian menggantikan diriku," titah raja.

Semua pemuda bergegas kembali ke rumah mereka dan mencari tanah yang baik untuk menanam benih yang diberikan oleh sang raja. Demikian juga Ling, salah satu pemuda jujur yang dipanggil sang raja. Ia bergegas menemui ibunya, dan memberitahukan kabar tersebut. Ling dibantu sang ibu kemudian mencari tanah terbaik dan meletakkannya di sebuah pot. Setiap hari Ling selalu merawat, menyirami benih tersebut. Namun hingga bulan ke dua, ketiga, hingga bulan-bulan berikutnya tak sesentipun benih tersebut tumbuh. Padahal menurut teman-temannya, benih mereka sudah tumbuh menjadi pohon yang subur dengan buah-buah yang mulai muncul. Ling pun sedih, ia sadar bahwa ia telah gagal. Semakin mendekati hari pertemuan di istana, ia semakin bingung. Ia takut bahwa raja akan menghukumnya, namun sang ibu memintanya agar tetap jujur dan bersabar.

Tiba hari di mana sang raja akan memilih pengganti, semua pemuda diminta kembali ke istana dengan membawa semua hasil tanamannya. Dengan sedih, Ling membawa sebuah pot kecil berisi bibit yang tidak tumbuh. Ia tertunduk lesu, sementara semua teman-temannya membawa pohon di pot besar, ada yang berbunga indah, ada pula yang berbuah lebat.

Melihat Ling membawa pot kosong sang raja tertawa, "bagus sekali usahamu," seluruh isi istanapun tertawa melihat Ling yang tertunduk lesu. Raja berkeliling dan melihat tanaman-tanaman lain yang menjulang dengan gagah dan indahnya. Terkagum-kagum, raja memandangi tanaman dengan buah ranum yang subur sambil sesekali mengangguk-angguk.

Raja pun meminta masing-masing maju, bercerita tentang usahanya, dan tibalah pada giliran Ling, yang maju bersama sebuah pot kosong "Nama saya adalah Ling," katanya. Sekali lagi seluruh ruangan riuh ramai menertawakannya. Ada yang meneriakkan kalimat-kalimat ejekan pedas yang membuat Ling semakin malu dan sedih. Sang raja kemudian berkata, "baiklah, aku sudah menemukan siapa yang akan menjadi penggantiku." Ruanganpun senyap seketika menantikan titah raja selanjutnya. Ia kemudian menggandeng tangan Ling, dan mengumumkan Ling sebagai penggantinya. Seketika semua orang terkejut, namun mereka tertunduk memberikan hormat.

"Sebenarnya, bibit yang kuberikan pada kalian setahun lalu adalah bibit yang sudah busuk. Sangat tidak mungkin menghasilkan tanaman yang lebat dengan buah-buah ranum dan bunga-bunga indah dari mereka. Ling, adalah pemuda yang jujur dan berani. Ia membawa sebuah pot kosong dengan bibit yang tidak tumbuh. Untuk itulah aku memilihnya sebagai penggantiku. Ingatlah wahai rakyatku, saat kau menanam sebuah kejujuran, maka kau akan menuai kepercayaan. Saat kau menanam kebaikan, maka kau akan menuai persahabatan. Saat kau menanam kerendah hatian, kau akan menuai kebaikan hati sesama. Saat kau menanam kedamaian, maka kau akan menuai kemenangan. Saat kau menanam kerja keras, kau akan menuai kesuksesan. Saat kau menanam kesabaran, maka kau akan menuai hasil berlebihan. Saat kau menanam keyakinan, kau akan mendapatkan sebuah keajaiban..."

Sebaliknya, apabila seseorang menanamkan ketidakjujuran, maka ia tak akan dipercaya. Saat ia menanam keegoisan, maka ia akan kesepian. Saat ia menanamkan gengsi, ia akan hancur sendiri. Saat ia menanamkan kecemburuan, ia akan menuai celaka. Saat ia menanam kemalasan, ia akan menuai kemiskinan. Saat ia menanamkan keserakahan, ia akan menuai kekurangan. Saat ia menanam dosa, ia akan menuai hukuman